“Lebih baik tidak mengerjakan laporan daripada mengerjakan laporan tapi asal-asalan”

Tapi ingat, perusahaan megamanahkan kita untuk mengerjakan pekerjaan dengan sungguh-sungguh dan laporan yang dibuat juga sesuai dengan kenyataan di lapangan. Berbaktilah pada perusahaanmu dan kerjaanmu, walau tidak membuatmu kaya tapi memberikanmu kehidupan.

Baca Selengkapnya Disini

“Budayakan Copy Paste Laporan yang teliti, tidak hanya sekedar copy paste tapi perhatikan apa yang dicopy dan di paste, kalau tak berakibat jodohmu juga hasil copy paste orang lain”

Secara garis besar, ada beberapa item yang perlu diperhatikan sebelum, saat dan setelah membuat laporan, diantaranya:

KAS AWAL & AKHIR

CEK FISIK UANG DAN REKAP SALDO AKHIR LAPORAN, BANDINGKAN TOTAL FISIK UANG DENGAN SALDO LAPORAN. LAMPIRKAN ACC BON GANTUNG SALES , SERVICE DLL. JIKA ADA SELISIH LEBIH ATAU KURANG YANG LUMAYAN BANYAK SAAT CEK KAS, KONFIRMASI KE ATASAN MASING-MASING. KALAU SELISIH LEBIH BUKA KT, SELISIH KURANG BUKA KT KK.

SC + ALUR KAS

BUKA ACCOUNTING, MINTA ACC SC NYA. REKAP PENGELUARAN UANG TIDAK RUTIN DI COCOKKAN DENGAN ACC, CONTOH BIAYA UNTUK AKTIFITAS, BIAYA EXTERNAL TARIK MOTOR. UNTUK BIAYA PERJAMUAN TAMU KHUSUS CABANG JAWA DI CROSCHECK DENGAN ACC DAN SISA BUDGET SESUAI KETENTUAN. CEK JUGA PENGELUARAN UANG YANG TIDAK WAJAR (JIKA ADA), CONTOH BIAYA BELI ATK / RUMAH TANGGA YANG TIDAK WAJAR

BILLING

BUKA GENESYS ACCOUNTING (PILIH MENU TRANSACTION – BILLING, FILTER STATUS PILIH OPEN). KALAU ADA YANG OPEN, MINTA ADH UNTUK SELESAIKAN.

AR AGING

BUKA GENESYS ACCOUNTING (PILIH MENU REPORT – FINANCE – AGING AR).

  1. AR AGING CASH (PILIH MASTER AR TYPE (UANG MUKA INDENT, UANG MUKA DAN PELUNASAN), PAYMENT TYPE PILIH CASH, DAN UNTUK PERIODE TANGGAL SESUAI PERIODE AUDIT SEKARANG)
  2. AR AGING CREDIT (PILIH MASTER AR TYPE (UANG MUKA INDENT, UANG MUKA DAN PELUNASAN), PAYMENT TYPE PILIH CREDIT, DAN UNTUK PERIODE TANGGAL SESUAI PERIODE AUDIT SEKARANG)
  3. KEMUDIAN PILIH VIEW DATA DAN REKAP. JIKA TIDAK ADA DATA, TETAP DIREKAP DENGAN KETERANGAN NIHIL.
ACC ACTIVITAS

MINTA ACC BUGET ACTIVITAS NYA

UANG MUKA

PENJUALAN CASH DARI DATA JUAL

PANJAR SALES
  1. BUKA SITUS AMS.GENESYS.CO.ID, PILIH MENU » REPORTS » SHOWROOM » INDENT » DETAILS DAN SESUAIKAN PERIODE AUDIT SEKARANG
  2. AMBIL DATA CASHBOOK DI GENESYS AKUNTING, FILTER PENERIMAAN DAN PENGEMBALIAN UANG MUKA, LALU REKAP.
PENJUALAN VOID

BUKA SITUS AMS.GENESYS.CO.ID, PILIH MENU » REPORTS » SHOWROOM » PENJUALAN » PENJUALAN (SPK) VOID DAN SESUAIKAN PERIODE AUDIT SEKARANG

KT MANUAL

REKAP KT MANUAL YANG SUDAH TERPAKAI DAN COCOKKAN DENGAN KT PROGRAM (JANGAN SELISIH)

MATERAI

HITUNG IN – OUT NYA DAN SISA FISIK NYA. UNTUK SALDO AWAL, LIHAT FISIK SISA MATERAI AUDIT LALU NYA.

AMPRA

HITUNG SISA FISIK AMPRA DI CABANG

STOCK MOTOR BARU

AMBIL LAPORAN STOCK MOTOR BARU DI GENESYS, CEK FISIK DAN GESEK NOMOR RANGKA ATAU MESIN DAN PASTIKAN FISIK DI CABANG SESUAI DENGAN FISIK DI LAPORAN. KALAU ADA SELISIH, SEGERA DIPASTIKAN DAN KALAU TAK KETEMU LAPOR ATASAN MASING-MASING.

UNTUK STOCK DI ULY, WAJIB FOTO FISIK MOTOR + PERSONIL YANG CEK. JIKA DITEMUKAN MOTOR TERJUAL KE CABANG LAIN DAN BELUM MUTASI, WAJIB KONFIRMASI KE CABANG YANG BELI DAN LAMPIRKAN BUKTI CHAT HASIL KONFIRMASI. PADA SAAT CEK STOCK DI ULY, PASTIKAN ULY TERSEBUT TERDAFTAR DI REKAPAN ULY YANG DIKIRIM DI GROUP.

APABILA TIDAK ADA MAKA KONFIRMASI KE ATASAN MASING-MASING. UNTUK STOCK YANG ADA DI PAMERAN JUGA WAJIB LAMPIRKAN BUKTI ACC NYA.

MOTOR TEST RIDE

CEK MOTOR TEST RIDE DI CABANG, TANYA KACAB/ADH

KELENGKAPAN MOTOR

CEK FISIK (KUNCI, AKI, BUKU SERVICE, TOOLKIT, SPION, SAFETY TOOL DAN HELM) REKAP SESUAI FISIK YANG ADA DAN BANDINGKAN DENGAN STOCK MOTOR YANG ADA

AKI SOAK

TEST VOLTASE AKI DENGAN MULTITESTER DAN ISI SESUI FORMAT LAPORAN AKI SOAK. LIHAT DI EMAIL AUDIT APAKAH ADA PENGAJUAN AKI SOAK

MOTOR TIDAK SIAP JUAL

REKAP MOTOR TIDAK SIAP JUAL DAN MINTA ACC PERBAIKAN JIKA TERDAPAT MOTOR CACAT DI CBG

ALUR STOCK

CEK POSISI STOCK DENGAN MENGGUNAKAN DATA AL + AKUNTING + GUDANG + PENJUALAN DAN PEMBELIAN ANTAR CABANG. UNTUK POSISI STOCK INSTANSI DAN MOTOR RETUR TOLONG KONFIRMASI KE GUDANG (LALA GUDANG) UNTUK MENGETAHUI POSISI MOTOR TERSEBUT

BPKB

SIAPKAN DATA JUAL DIMULAI DARI DATA JUAL TERAKHIR AUDIT LALU DAN TAMBAHKAN DI MASTER BPKB:

  1. CEK POSISI BPKB YANG ADA DI CABANG (CEK FISIK BPKB YANG ADA DI CABANG)
  2. PUSAT (AMBIL DATA DI PROGRAM BPKB PUSAT DENGAN MEMILIH CABANG YANG DI CEK)
  3. BPR (SESUAIKAN DENGAN KETERANGAN AUDIT LALU, KARENA SEKARANG BPR SUDAH TIDAK BISA DI KONTROL DAN DIANGGAP KE LEASING), TAPI KALAU DITEMUKAN ADA DI CABANG ATAU TT KE KONSUMEN KETIKAN PENGECEKAN DI CABANG, MAKA KASIH KETERANGAN KE KONSUMEN
  4. LEASING (CEK DI PROGRAM BPKB ONLINE)
  5. KONSUMEN (CEK TT KONSUMEN DI CABANG) DAN PARAF DI TT KONSUMEN SEBAGAI TANDA BAHAWA SUDAH DI CEK UNTUK PATOKAN AUDIT SELANJUTNYA
  6. SAMSAT (CEK DI PROGRAM BPKB ONLINE)
  7. POSISI LAIN MENYESUAIKAN, CONTOH CU (CEK TT), CLAIM ASSURANSI, LELANG DLL.
PIUTANG KONSUMEN

MINTA DATA DI PUSAT DAN CEK POSISI BPKB NYA. KALAU DITEMUKAN POSISI KONSUMEN DAN MASIH ADA SALDO PIUTANG AKHIR, MAKA KONFIRMASI KE BAGIAN YANG KONTROL.

SISA BT

REKAP SISA BT BERDASARKAN DATA CABANG DAN DATA PUSAT. DIMOHON JANGAN MENGHAPUS DATA AUDIT SEBELUMNYA, TAPI DILANJUTKAN DIBAWAH AUDIT SEBELUMNYA. JIKA DITEMUKAN POSISI BPKB KE KONSUMEN DAN MASIH ADA SISA BT NYA, MAKA PERLU CARI KT NYA (UNTUK YANG TIDAK ADA ACC BT), UNTUK YANG ADA ACC BT (MASUKKAN KT DAN KK PENYESUAIN BT) HITUNG APAKAH SESUAI DENGAN ACC BT NYA.

STNK NOTICE

CEK FISIK STNK DAN NOTICE YANG ADA DI CABANG, SAMSAT DAN KONSUMEN.

PLAT

REKAP FISIK PLAT YANG ADA DI CABANG

PO LEASING

AMBIL DATA JUAL SESUAI PERIODE AUDIT DAN FILTER PENJUALAN KREDIT. TAMBAHKAN NOMOR PO DAN BANDINGKAN UANG MUKA DAN OTR PROGRAM DENGAN UANG MUKA DAN OTR YANG ADA DI FISIK PO.

MOTOR TARIKAN

MINTA DATA MOTOR TARIKAN DARI MOKAS DAN CABANG, CEK MOTOR TARIKAN YANG POSISI NYA ADA DI CABANG. BUAT CEKLIST SESUAI CEKLIST AUDIT MOTOR TARIKAN. BUAT JUGA REKAPAN SESUAI FORMAT MOKAS UNTUK CEK ALUR NYA (FORMATNYA BISA MINTA KE ATASAN MASING-MASING). JIKA DITEMUKAN MOTOR TARIKAN DI DATA MOKAS DAN CABANG POSISINYA DI CABANG, TAPI FISIKNYA TIDAK ADA, MAKA PERLU KONFIRMASI KE BAGIAN YANG KONTROL. APABILA HASIL KONFIRMASI MOTOR TERSEBUT SUDAH LELANG, LAMPIRKAN BUKTI LELANG DI LAPORAN AUDIT. JANGAN LUPA UNTUK FOTO FISIK MOTOR TARIKAN YANG ADA DI CABANG ATAU TITIP CABANG LAIN.

INVENTARIS

SALES + SERVICE + ULY ( JIKA ADA ) KALAU ADA PENAMBAHAN BELI INVENTARIS, TAMBAH DI LAPORAN AUDIT SEBELUMNYA

INVENTARIS MOTOR

CEK FISIK MOTOR INVENTARIS YANG ADA DI CABANG DENGAN MELIHAT DATA AUDIT LALU. KALAU DITEMUKAN DI AUDIT LALU ADA, SEKARANG TIDAK ADA. KONFIRMASI KE ADH DAN MINTA TT KALAU DIKIRIM KE PUSAT ATAU CABANG LAIN. LAMPIRKAN FOTO MOTOR INVENTARIS, STNK DAN NOTICE.

INVENTARIS MOBIL

CEK FISIK MOTOR INVENTARIS YANG ADA DI CABANG DENGAN MELIHAT DATA AUDIT LALU. KALAU DITEMUKAN DI AUDIT LALU ADA, SEKARANG TIDAK ADA. KONFIRMASI KE ADH DAN MINTA TT KALAU DIKIRIM KE PUSAT ATAU CABANG LAIN. LAMPIRKAN FOTO MOTOR INVENTARIS, STNK DAN NOTICE. SERTAKAN FOTO 4 SISI MOBIL DAN DI PRINT 2 RANGKAP

KWITANSI

KHUSUS CABANG LUAR KOTA, CEK FISIK KWITANSI BERDASARKAN DATA YANG DIMINTA DI PUSAT (DATA PREDIKSI KEMACETAN 1 BULAN KE ATAS). JIKA DITEMUKAN KWITANSI YANG TIDAK JELAS (TIDAK KETEMU), LANGSUNG KONFIRMASI KE ADH/ADMIN PIUTANG UNTUK DI CARI.

SEGEL INVENTARIS

LAMPIRKAN FOTO SEGEL JIKA YANG TIDAK ADA SEGEL

CHECKLIST SOP

CHECKLIST SESUAI FAKTA DI CABANG

CCTV CABANG

REKAP MEREK, PUNGSI DAN POSISI CCTV NYA

SHARING BUDGET (JAWA)

REKAP PENGECEKAN SHARING BUDGET (KHUSUS MOTOR BARU JAWA)

PAJAK PROGRESIF (JAWA)

REKAP PENGECEKAN PAJAK PROGRESIF (KHUSUS MOTOR BARU JAWA), AMBIL DATA AKUNTING HUTANG PAJAK PROGRESIF SEBAGAI SALDO AWAL CEK, TAMBAHKAN DATA NAMA-NAMA KONSUMEN YANG ADA PENGELUARAN UANG UNTUK PEMBAYARAN PAJAK PROGRESIF SETELAH PERIODE AKUNTING- TGL CEK KAS (BISA DIDAPAT DARI PENGAJUAN PEMBAYARAN BBN/LIHAT DI BUKU KONTROL BAYAR BBN DENGAN CE NISSAN PUSAT) , DIDAPATLAH SEMUA KONSUMEN YANG MASIH ADA HUTANG PAJAK PROGRESIF, SETELAH ITU CEK PEMBAYARAN KONSUMEN DENGAN CARA FIND DI CASH BOOK SETELAH PERIODE AKUNTING-TERBARU, UNTUK SEMUA KONSUMEN YANG MASIH ADA SISA PAJAK PROGRESIF MAKA POSISI STNK TIDAK BOLEH DISERAHKAN KE KONSUMEN, JIKA DISERAHKAN KE KONSUMEN MAKA MASUKKAN KE REKAPAN PEMBEBANAN

OPNAME SPAREPART

DPACK & NONYGP ( INTERNAL JIKA ADA ) CEK BRG RUSAK & APPAREL ( BUKA FAKTUR ). JANGAN LUPA UNTUK BUAT SURAT PERNYATAAN BARANG RUSAK/TIDAK ADA RUSAK. UNTUK PANDUAN LENGKAP CARA OPNAME DAN ADJUST, LIAT DI CHECKLIST AUDIT.

PIUTANG USER

MINTA DATA LAPORAN LAPORAN PIUTANG PER CUSTOMER. CEK DAN REKAP USER (KALAU ADA MINTA KT/BT NYA), USER ANTAR CABANG (CEK PO NYA), PIUTANG CLAIM (MINTA BUKTI CLAIMNY), KSG (KONSUMEN SERVICE GRATIS, CEK FISIK KSG NYA), KSB (KONSUMEN SERVICE BAYAR, KALAU ADA MINTA KT/BT NYA). WAJIB UNTUK MELAMPIRKAN BUKTI KT/BT/LAPORAN KAS BANK HARIAN DI LAPORAN.

TOOLKIT MEKANIK

CEK TOOLKIT MEKANIK SESUAI DATA AUDIT. KALAU ADA PERGANTIAN MEKANIK, JANGAN LUPA MINTA SERAH TERIMA NYA. KONFIRMASI KE ADH APAKAH ADA MEKANIK BARU SELAIN DATA REKAPAN AUDIT LALU. KALAU ADA, MINTA DATA TOOLKITNYA DAN DICEK. JIKA KETEMU FISIK TOOLKIT TAPI TIDAK ADA DI DATA AUDIT LALU, KONFIRMASI KE MEKANIK APAKAH TOOLKIT TERSEBUT MILIK PRIBADI ATAU PERUSAHAAN, KALAU MILIK PERUSAHAAN MASUKKAN KE REKAPAN TOOLKIT AUDIT.

FI TOOLKIT

CEK DAN REKAP LAPORAN FI TOOLKIT SESUAI FORMAT YANG ADA

MOTOR NGINAP

REKAP MOTOR NGINAP YANG ADA DI BENGKEL DAN PASTIKAN MOTOR NGINAP SUDAH ADA PANJAR. KALAU TIDAK ADA PANJAR, LAPOR KE ATASAN MASING – MASING. INGAT!!! WALAUPUN MOTOR TITIP ATAU NGINAP TIDAK BUKA KT PANJAR, TETAP DIREKAP DAN KALAU TAK ADA KT PANJAR DIANGGAP MANIPULASI (KECUALI ADA ACC KHUSUS)

PANJAR SERVICE

REKAP MOTOR NGINAP YANG ADA DI BENGKEL DAN PASTIKAN MOTOR NGINAP SUDAH ADA PANJAR. KALAU TIDAK ADA PANJAR, LAPOR KE ATASAN MASING – MASING

BUKU KONTROL

ISI SESUAI UPDATE BUKU KONTROL SC, ADH CABANG. KALAU TIDAK UPDATE, TULIS AJA TIDAK UPDATE (KAPAN UPDATE TERAKHIR)

CHECKLIST 5R

ISI CHECKLIST 5R SESUAI FORMAT YANG ADA

WAYOUT

BUAT SESUAI HASIL CHECKLIST. HASIL YANG TIDAK SESUAI ATAU ADA PENEMUAN DICABANG YANG MELANGGAP SOP DIMASUKKAN DI SINI.

LAPORAN MANIPULASI

REKAP LAPORAN – LAPORAN YANG MASUK INDIKASI MANIPULASI DAN PEMBEBANAN. INGAT, COPY PASTE TIDAK DILARANG TAPI PERHATIKAN JUGA APA YANG DI COPY PASTE.

JIKA DI LAPANGAN SAAT CEK LAPORAN TIDAK DITEMUKAN ITEM YANG DI CEK TAPI MASUK LIST DIATAS, MAKA TETAP REKAP LAPORAN TERSEBUT DENGAN KASIH KETERANGAN ” NIHIL”. CONTOH: DI CABANG BFM TIDAK ADA MOTOR NGINAP, MAKA LAPORAN MOTOR NGINAP TETAP PERLU DIREKAP DENGAN KETERANGAN “NIHIL” DAN MINTA TTD

**LIST LAPORAN DIATAS BISA SAJA BERUBAH DAN BERTAMBAH SESUAI KEBUTUHAN PERUSAHAAN, JIKA ADA LIST DENGAN KETERANGAN YANG TIDAK SESUAI, MOHON DIKONFIRMASI UNTUK PERBAIKAN